XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches E-Rechnungs-Format brauche ich? (2026)
Von Manuel Büttner · 5 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 27.5.2026
Kurz gesagt: XRechnung und ZUGFeRD sind beide gültige E-Rechnungs-Formate nach der EU-Norm EN 16931 – es gibt kein „richtig" oder „falsch". Der Unterschied: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteten Daten. Welches du brauchst, hängt vor allem davon ab, an wen du Rechnungen schickst. Hier ist die Entscheidung in einer Minute.
Der schnelle Überblick: Was ist der Unterschied?
XRechnung ist ein reiner, strukturierter XML-Datensatz – für Menschen ohne Zusatzprogramm praktisch unlesbar, dafür perfekt maschinenlesbar. ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) ist ein Hybrid: ein ganz normales, lesbares PDF mit einem unsichtbar eingebetteten XML-Datensatz. Der Empfänger sieht also eine gewohnte PDF-Rechnung, seine Software liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus.
Beide Formate basieren auf derselben europäischen Norm EN 16931 und sind damit gleichwertig gültige E-Rechnungen. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist dagegen keine E-Rechnung.
Wann brauche ich XRechnung?
XRechnung ist vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) relevant – also wenn deine Kunden Behörden, Ämter oder öffentliche Einrichtungen sind. Dort ist die XRechnung bereits seit 2020 der vorgeschriebene Standard.
Wenn du an die öffentliche Hand fakturierst, solltest du XRechnung erzeugen können. Gängige Buchhaltungsprogramme bieten das auf Knopfdruck an.
Wann ist ZUGFeRD die bessere Wahl?
Im normalen B2B-Geschäft (Rechnungen an andere Unternehmen) ist ZUGFeRD meist die pragmatischere Wahl: Dein Kunde bekommt weiterhin eine lesbare PDF, und seine Buchhaltung kann die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten. Das Format ist im deutschen Markt breit akzeptiert und verursacht beim Empfänger am wenigsten Reibung.
Wichtig bei ZUGFeRD: Nicht jedes Profil gilt als vollwertige E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht – nutze mindestens das Profil BASIC, besser COMFORT (EN 16931) oder das Profil XRECHNUNG.
Welches Format muss ich empfangen können?
Beim Empfangen gilt: Du solltest beide Formate annehmen und lesen können. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – egal ob XRechnung oder ZUGFeRD. Eine moderne Buchhaltungssoftware erkennt das Format automatisch und macht die Daten lesbar. Wie das Schritt für Schritt geht, zeigt unser Leitfaden „E-Rechnung empfangen".
Muss ich mich überhaupt entscheiden?
In der Praxis kaum: Gute Buchhaltungssoftware erstellt beide Formate und wählt oft automatisch das passende – XRechnung für Behörden, ZUGFeRD fürs B2B-Geschäft. Du legst das Format also selten manuell fest, sondern wählst eher die Software, die beide beherrscht.
Wenn du noch keine Lösung hast: In unserem Vergleich können alle Tools E-Rechnungen senden und empfangen. sevDesk und Lexware Office decken XRechnung und ZUGFeRD ab; Accountable ist für Solo-Selbstständige besonders einfach gehalten.
XRechnung vs. ZUGFeRD auf einen Blick
- XRechnung: reines XML, Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern (B2G), maschinenlesbar, ohne Viewer nicht lesbar.
- ZUGFeRD: PDF + eingebettetes XML, ideal fürs B2B, für Mensch und Maschine lesbar, breite Akzeptanz.
- Gemeinsam: beide nach EN 16931, beide gültige E-Rechnungen, beide von gängiger Software unterstützt.
- Kein gültiges Format: ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten sowie die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist XRechnung oder ZUGFeRD besser?+
Keines ist generell „besser". Beide sind gültige E-Rechnungen nach EN 16931. XRechnung ist Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern, ZUGFeRD ist im B2B oft praktischer, weil der Empfänger eine lesbare PDF erhält.
Kann ich ZUGFeRD auch an Behörden schicken?+
Teilweise – ZUGFeRD bietet mit dem Profil XRECHNUNG eine Variante, die die XRechnung-Regeln einhält und zunehmend auch im B2G akzeptiert wird. Sicherheitshalber vorab beim öffentlichen Auftraggeber prüfen.
Welches Format muss ich empfangen können?+
Beide. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Eine Buchhaltungssoftware erkennt das Format automatisch.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?+
Nur wenn es strukturierte Daten enthält (wie bei ZUGFeRD). Ein reines Bild- oder Text-PDF ohne eingebettetes XML gilt als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung.