Buchhaltungssoftware für Handwerker: Was du wirklich brauchst (2026)
Von Manuel Büttner · 7 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 29.6.2026
Kurz gesagt: Für die meisten Handwerksbetriebe reicht die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) — Buchführungspflicht greift erst ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn (§ 141 AO). Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können; selbst ausstellen musst du sie als Kleinbetrieb erst ab 2028. Was viele übersehen: Gegenüber Privatkunden bist du bei Grundstücksleistungen (Renovation, Rohre, Elektro) trotzdem zur Rechnungsausstellung verpflichtet — und bei Subunternehmern kann Reverse Charge greifen. Software-seitig lohnt sich ein Blick auf Papierkram S (12,90 €/Monat, Zeiterfassung inklusive) oder FastBill Plus (15 €/Monat) wenn du Stunden abrechnen musst. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
EÜR oder Bilanz — was gilt für deinen Betrieb?
Die Buchführungspflicht für Handwerker richtet sich nach § 141 AO. Einfach zusammengefasst: Solange dein Betrieb im Kalenderjahr unter 800.000 Euro Umsatz und unter 80.000 Euro Gewinn bleibt, reicht die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Die doppelte Buchführung (Bilanz) wird erst dann Pflicht, wenn das Finanzamt dich ausdrücklich dazu auffordert — die Schwellen allein lösen die Pflicht nicht automatisch aus (§ 141 Abs. 2 AO).
Das ist für viele Einzel- und Kleinstbetriebe relevant: Ein Dachdecker mit 400.000 Euro Jahresumsatz muss keine doppelte Buchführung führen, auch wenn er angestellt Mitarbeiter hat. Erst wenn beide Schwellen gleichzeitig oder eine davon dauerhaft überschritten wird und das Finanzamt eine entsprechende Mitteilung schickt, wird umgestellt.
Die meisten cloudbasierten Buchhaltungslösungen für Handwerker unterstützen primär die EÜR — für Betriebe mit Bilanzierungspflicht braucht es DATEV oder spezialisierte Branchensoftware.
Drei Buchhaltungspflichten die Handwerker besonders betreffen
Rechnungsausstellungspflicht gegenüber Privatkunden: Normalerweise besteht keine gesetzliche Pflicht, Endverbrauchern eine Rechnung auszustellen. Für Handwerker gilt eine wichtige Ausnahme: Wer Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt — also Bau, Renovierung, Installationsarbeiten, Fassadenarbeiten — muss auch an Privatkunden eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Die Rechnung muss sechs Monate aufbewahrt werden; auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden (zwei Jahre) muss in der Rechnung hingewiesen werden (§ 14b UStG).
Reverse Charge bei Bauleistungen: Wer als Handwerker Subunternehmer einsetzt, der seinerseits nachhaltig Bauleistungen erbringt, muss aufpassen: In diesem Fall schuldet der Auftraggeber (also du) die Umsatzsteuer, nicht der Subunternehmer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 i. V. m. Abs. 5 UStG). Der Subunternehmer stellt eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer aus und vermerkt den Pflichthinweis: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Das ist ein häufiger Fehlerfall — viele kleinere Betriebe rechnen trotzdem mit Umsatzsteuer ab.
Kassenführung und TSE-Pflicht: Wer Barzahlungen per elektronischer Kasse erfasst, braucht seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE, § 146a AO). Seit dem 1. Januar 2025 müssen diese Kassensysteme zusätzlich im ELSTER-Portal gemeldet werden. Wer ausschließlich mit offener Ladenkasse oder handschriftlichem Kassenbuch arbeitet, benötigt keine TSE — dann gilt aber erhöhte Sorgfalt beim täglichen Kassensturz.
E-Rechnungspflicht für Handwerker — wann gilt was?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder umsatzsteuerliche Unternehmer — also auch jeder Handwerksbetrieb — E-Rechnungen empfangen können. Laut BMF-FAQ reicht dafür technisch eine normale E-Mail-Adresse sowie ein kostenloser Viewer (z. B. der ELSTER-Viewer oder der Quba-Viewer). Eine echte E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine XML-Datei (XRechnung) oder ein hybrider ZUGFeRD-Standard.
Selbst ausstellen musst du E-Rechnungen für B2B-Umsätze gestaffelt:
- Bis 31. Dezember 2026: Du darfst Papier- oder PDF-Rechnungen versenden (gilt für alle Unternehmer).
- Bis 31. Dezember 2027: Gilt weiter für Betriebe, deren Vorjahresumsatz (2026) unter 800.000 Euro liegt.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmer müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Kleinunternehmer: Sonderregel
Handwerker, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen — das regelt § 34a UStDV, bestätigt durch das BMF. Die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer wurden ab dem 1. Januar 2025 angehoben: 25.000 Euro Vorjahresumsatz (netto) und 100.000 Euro im laufenden Jahr (netto). Kleinunternehmer müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können, da auch sie Leistungen von umsatzsteuerpflichtigen Lieferanten beziehen.
Gegenüber B2C-Kunden (Privatkunden) gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich nicht — das ist für viele Handwerksbetriebe, die primär Privatpersonen bedienen, die relevante Einschränkung: Die Pflicht gilt nur für B2B-Rechnungen.
Software-Vergleich: Was passt zu welchem Handwerksbetrieb?
Für Handwerker sind drei Funktionen entscheidend, die viele allgemeine Buchhaltungstools nur teilweise abdecken: Angebots- und Auftragsverwaltung, Zeiterfassung (Stunden pro Projekt), und Projektverwaltung (mehrere Gewerke, Teil- und Abschlagsrechnungen). Preise Stand Juni 2026, netto, ohne MwSt., von den Anbieter-Websites:
sevDesk (Rechnung-Plan, 11,90 €/Monat): Angebote, Lieferscheine, E-Rechnungen im Grundpaket. Zeiterfassung kostet extra (4,90 €/Monat Add-on, macht 16,80 €). Keine integrierte Projektverwaltung. Günstigster Einstieg, wenn du ohne Zeitabrechnung auskommst.
Lexware Office (M-Plan, 12,90 €/Monat): Angebote, Auftragsbestätigungen, E-Rechnungen. Keine Zeiterfassung im Paket. Etablierter deutscher Anbieter mit guter DATEV-Integration für Steuerbüro-Übergabe.
Papierkram (S-Plan, 12,90 €/Monat): Angebote, E-Rechnungen, integrierte Zeiterfassung und Projektverwaltung mit Budgetkontrolle — alles im Grundpreis. Für Handwerker mit stundenbasierter Abrechnung die stärkste Preis-Leistung.
FastBill (Plus-Plan, 15 €/Monat): Zeiterfassung und Projektverwaltung ab dem Plus-Paket, wiederkehrende Rechnungen nützlich für Wartungsverträge. Mahnwesen als kostenpflichtiges Add-on.
orgaMAX (Dienstleister offline, 34,50 €/Monat): Teil-/Abschlags-/Schlussrechnungen für mehrstufige Bauprojekte, digitale Angebots-Unterschrift, vollständige Auftragsverwaltung. Teuerster Einstieg, aber mächtigstes Werkzeug für Betriebe mit mehreren Gewerken.
Wer braucht was — kurze Entscheidungshilfe
Solo-Handwerker mit Privatkunden und wenig Projektkomplexität: sevDesk oder Lexware Office reichen. Einfache Angebote, Rechnungen, GoBD-Archivierung — mehr brauchst du nicht.
Handwerker der Stunden abrechnet (Regie, Wartung, Kleinaufträge): Papierkram S oder FastBill Plus. Zeiterfassung direkt in der Software, Stunden werden per Klick zur Rechnung.
Betriebe mit mehreren Mitarbeitern und Bauprojekten: orgaMAX oder eine spezialisierte Handwerkersoftware (z. B. Craftboxx, TAIFUN) — diese decken Aufmaß, Materiallisten und Subunternehmer-Verwaltung ab, die eine allgemeine Buchhaltungssoftware nicht bietet.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen ausstellen?+
Für B2B-Rechnungen ab 1. Januar 2028 (Übergangsfrist bis 2026 für alle, bis 2027 für Betriebe unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz). Gegenüber Privatkunden gilt keine E-Rechnungspflicht. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Empfangen müssen alle Betriebe E-Rechnungen seit dem 1.1.2025.
Brauche ich als Handwerker eine Buchhaltungssoftware oder reicht Excel?+
Excel ist technisch zulässig, solange du GoBD-konforme Unveränderlichkeit sicherstellen kannst — in der Praxis kaum umsetzbar. Ab 2025 müssen eingehende E-Rechnungen als XML-Datei erhalten bleiben; Excel kann das nicht archivieren. Eine Software ab etwa 10–15 Euro/Monat macht GoBD-Archivierung und EÜR-Export einfacher und sicherer.
Was ist Reverse Charge und betrifft es mich als Handwerker?+
Ja, wenn du Bauleistungen von einem Subunternehmer einkaufst, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. In diesem Fall schuldest du als Auftraggeber die Umsatzsteuer (§ 13b UStG) — der Subunternehmer stellt eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer aus. Im Zweifel gilt: beim Steuerberater nachfragen, ob der Subunternehmer unter Reverse Charge fällt.
Wie lange muss ich Rechnungen als Handwerker aufbewahren?+
Für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (§ 14b UStG). Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO).
Muss ich Privatkunden eine Rechnung ausstellen?+
Normalerweise nicht — es gibt keine allgemeine Rechnungsausstellungspflicht gegenüber Privatpersonen. Ausnahme: Wenn du Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringst (Bau, Renovierung, Installationsarbeiten), bist du nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG auch gegenüber Privatkunden zur Rechnungsausstellung verpflichtet.