EÜR für Anfänger: So funktioniert die Einnahmenüberschussrechnung (2026)

Was ist die EÜR — und wer darf sie nutzen?

Die Einnahmenüberschussrechnung ist die einfachste Form, deinen Gewinn zu ermitteln. Statt einer doppelten Buchführung mit Bilanz stellst du nur zwei Zahlen gegenüber: Was ist an Geld reingekommen (Betriebseinnahmen), was ist rausgegangen (Betriebsausgaben)? Die Differenz ist dein steuerlicher Gewinn. Genau das regelt § 4 Abs. 3 EStG: Wer nicht gesetzlich zur Buchführung verpflichtet ist und auch freiwillig keine Bücher führt, darf den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben als Gewinn ansetzen.

Freiberufler — also Ärzte, Anwälte, Ingenieure, Berater, Künstler, Journalisten und die übrigen Katalog- und Tätigkeitsberufe des § 18 EStG — dürfen die EÜR unabhängig von ihrer Umsatz- oder Gewinnhöhe nutzen. Sie sind grundsätzlich keine Kaufleute und fallen nicht unter die gewerbliche Buchführungspflicht.

Gewerbetreibende und Einzelkaufleute dürfen die EÜR nutzen, solange sie unter beiden Schwellen bleiben: 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr und 80.000 Euro Gewinn (§ 141 AO für die steuerliche, § 241a HGB für die handelsrechtliche Buchführungspflicht). Diese Werte gelten seit dem Wirtschaftsjahr 2024 — davor lagen sie bei 600.000 bzw. 60.000 Euro. Wichtig: Auch wer eine Grenze reißt, muss nicht sofort auf die Bilanz umsteigen. Die Buchführungspflicht beginnt erst, wenn das Finanzamt dich per Mitteilung ausdrücklich darauf hinweist, und zwar ab dem darauf folgenden Wirtschaftsjahr (§ 141 Abs. 2 AO).

Für die allermeisten Solo-Selbstständigen, Kleinunternehmer und Nebenerwerbler ist die EÜR damit die richtige und einzige Gewinnermittlung.

Das Grundprinzip: Zufluss und Abfluss

Der wichtigste Grundsatz der EÜR ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG: Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich bei dir eingegangen ist — nicht, wann du die Rechnung geschrieben hast. Eine Ausgabe zählt in dem Jahr, in dem du sie bezahlt hast.

Ein Beispiel: Du schreibst am 20. Dezember 2025 eine Rechnung, der Kunde überweist aber erst am 8. Januar 2026. Dann ist das eine Betriebseinnahme des Jahres 2026, obwohl die Leistung und die Rechnung ins Jahr 2025 fallen. Genauso bei Ausgaben: Eine im Dezember bestellte, aber erst im Januar abgebuchte Rechnung ist eine Ausgabe des neuen Jahres.

Eine wichtige Ausnahme betrifft regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel — die 10-Tage-Regel (§ 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG). Wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben, die innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Der Bundesfinanzhof hat „kurze Zeit" dabei fest auf zehn Tage festgelegt (Urteil VIII R 34/12). Der Klassiker: die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember, die am 10. Januar fällig ist und Anfang Januar bezahlt wird — sie gehört noch ins alte Jahr. Voraussetzung ist, dass die Zahlung auch innerhalb dieser zehn Tage fällig war.

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben — was zählt?

Betriebseinnahmen sind alle Zuflüsse, die betrieblich veranlasst sind: bezahlte Kundenrechnungen, aber auch vereinnahmte Umsatzsteuer, betriebliche Zinsen oder der Verkauf von Anlagegütern. Betriebsausgaben sind alle betrieblich veranlassten Aufwendungen — Wareneinkauf, Software, Büromiete, Fahrtkosten, Fortbildung, Steuerberater und so weiter.

Ein paar Ausgaben darfst du nur eingeschränkt abziehen. Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 Prozent abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Geschenke an Geschäftspartner sind nur abziehbar, wenn sie pro Person und Jahr insgesamt 50 Euro nicht übersteigen — diese Grenze wurde zum 1. Januar 2024 von vorher 35 Euro angehoben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Achtung: Das ist eine Freigrenze, kein Freibetrag — schon ein Cent darüber, und der ganze Betrag ist nicht abziehbar. Private Anteile (etwa an Telefon oder Auto) gehören ebenfalls nicht in die EÜR.

Wenn du der Regelbesteuerung unterliegst, behandelst du die Umsatzsteuer in der EÜR nach der Brutto-Methode: Die von Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer ist eine Betriebseinnahme, die gezahlte Vorsteuer und die an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer sind Betriebsausgaben (§ 9b i. V. m. § 11 EStG). Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus — dann sind Brutto- und Nettobeträge identisch, und die Umsatzsteuer taucht in deiner EÜR gar nicht auf.

Anlagevermögen — nicht alles sofort absetzen

Ein häufiger Anfängerfehler: teurere Anschaffungen komplett im Kaufjahr als Ausgabe ansetzen. Das ist nicht zulässig. Wirtschaftsgüter, die du länger als ein Jahr nutzt (Laptop, Kamera, Maschine, Möbel), musst du über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben — die Absetzung für Abnutzung (AfA) nach § 7 EStG. Im Anschaffungsjahr wird die Jahres-AfA monatsgenau gekürzt.

Für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gibt es eine Vereinfachung: Kostet ein selbstständig nutzbares Gut netto bis zu 800 Euro, darfst du es im Anschaffungsjahr sofort voll absetzen (§ 6 Abs. 2 EStG). Diese Grenze liegt unverändert bei 800 Euro — die im Gesetzgebungsverfahren diskutierte Anhebung auf 1.000 Euro ist nicht in Kraft getreten.

Alternativ kannst du für Güter zwischen 250 und 1.000 Euro netto einen Sammelposten bilden, der über fünf Jahre mit jeweils einem Fünftel aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG) — unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer. Für welchen Weg du dich entscheidest, gilt einheitlich für alle Güter eines Jahres.

Deine abnutzbaren Anlagegüter führst du in einer Abschreibungsübersicht (dem Anlageverzeichnis) mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und AfA — schon deshalb, weil du die Abschreibung Jahr für Jahr nachweisen musst. Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Grund und Boden oder Beteiligungen musst du zusätzlich in ein besonderes, laufend geführtes Verzeichnis aufnehmen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG).

Umsatzsteuer und Kleinunternehmer

Für viele Einsteiger ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG der einfachste Start. Sie gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Beide Werte sind Nettoumsätze. Diese Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 — vorher lag die untere Grenze bei 22.000 Euro. Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer, ziehst aber auch keine Vorsteuer und musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.

Neu seit 2025: Überschreitest du unterjährig die 100.000-Euro-Grenze, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze reißt, unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung (so die Verwaltungsauffassung im BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass) — es gibt keine Rückwirkung auf das ganze Jahr, aber auch keinen Puffer bis zum Jahresende mehr.

Unterliegst du der Regelbesteuerung, musst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben (§ 18 Abs. 2 UStG). Der Standard ist das Kalendervierteljahr; lag deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 Euro, meldest du monatlich; bei nicht mehr als 2.000 Euro kann dich das Finanzamt ganz von der Voranmeldung befreien.

Passend zur EÜR ist die Ist-Besteuerung (§ 20 UStG): Auf Antrag berechnest du die Umsatzsteuer erst, wenn dein Kunde bezahlt hat — statt schon bei Rechnungsstellung. Das ist möglich, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat, und harmoniert methodisch mit dem Zufluss-Abfluss-Prinzip der EÜR.

Anlage EÜR abgeben: Formular, Frist, Aufbewahrung

Deine EÜR reichst du nicht formlos ein, sondern über das amtliche Formular Anlage EÜR — und zwar elektronisch per Datenfernübertragung über ELSTER (§ 60 Abs. 4 EStDV). Nur in Härtefällen kann das Finanzamt auf Antrag eine Papierabgabe gestatten. Die früher verbreitete Bagatellgrenze, nach der man unter 17.500 Euro Betriebseinnahmen eine formlose Aufstellung abgeben durfte, gibt es seit 2017 nicht mehr — sie taucht in älteren Ratgebern noch auf, ist aber überholt.

Die Frist: Deine Einkommensteuererklärung 2025 samt Anlage EÜR musst du ohne Steuerberater bis zum 31. Juli 2026 abgeben (§ 149 Abs. 2 AO). Mit Steuerberater hast du länger Zeit, regulär bis Ende Februar 2027 (§ 149 Abs. 3 AO). Die coronabedingt verlängerten Fristen der Vorjahre sind ausgelaufen — für 2025 gilt wieder die reguläre Sieben-Monats-Frist.

Belege aufbewahren musst du auch als EÜR-Rechner. Rechnungen und Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren — die Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Deine Aufzeichnungen müssen dabei geordnet, vollständig und unveränderbar sein — die GoBD-Grundsätze gelten ausdrücklich auch für freiwillig geführte Aufzeichnungen (§ 146 AO).

Brauchst du eine Software?

Rein rechtlich darfst du deine EÜR auch mit Excel oder einer Tabelle führen. In der Praxis wird das schnell heikel: Die GoBD verlangen unveränderbare Aufzeichnungen, die Anlage EÜR muss elektronisch übermittelt werden, und eingehende E-Rechnungen im XML-Format müssen revisionssicher archiviert werden — all das leistet eine einfache Tabelle nicht zuverlässig.

Eine Buchhaltungssoftware ab rund 10 Euro im Monat nimmt dir die Belegerfassung ab, erstellt die EÜR automatisch und überträgt Anlage EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt an ELSTER. Für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer sind Accountable, sevDesk und Lexware Office typische Einstiegslösungen — welche am besten passt, hängt davon ab, ob du Kleinunternehmer bist, Umsatzsteuer abführst oder eine enge Steuerberater-Anbindung brauchst.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Bei individuellen Fragen — etwa zur richtigen Gewinnermittlungsart, zur Abgrenzung von Betriebsausgaben oder zu Reverse-Charge-Fällen — sprich mit einem Steuerberater.