E-Rechnung erstellen ohne Software: Was ELSTER kann – und was nicht

Was der ELSTER-Viewer wirklich kann – und was nicht

Viele Selbstständige tippen beim Stichwort E-Rechnung zuerst auf ELSTER. Das Finanzamt, kostenlos, amtlich – klingt logisch. Tatsächlich bietet ELSTER unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer: Du lädst dort eine empfangene XRechnung (Format 3.0.1) hoch, und ELSTER zeigt sie dir lesbar an – Name, Adresse, Posten, Betrag. Nützlich, wenn ein Lieferant dir erstmals eine XML-Datei schickt.

Mehr ist es nicht: Kein Formular, keine Eingabemaske, kein Export. Erstellen kannst du damit keine Rechnung.

Auch das Bundesportal hilft hier nicht weiter

Das Portal e-rechnung-bund.de (OZG-Rechnungseingang, kurz OZG-RE) klingt nach dem gesuchten staatlichen Gratis-Generator. Ist es aber nicht: OZG-RE ist die Zentrale Rechnungseingangsplattform für Bundesbehörden. Du kannst dort eine XRechnung einreichen – aber nur, wenn du als Lieferant eine Rechnung an eine Bundesbehörde stellst. Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist das Portal komplett irrelevant.

Die besten kostenlosen Alternativen im Überblick

Für die eigene Rechnungserstellung gibt es mehrere kostenlose Wege:

PDF24 (tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen): Kein Konto, keine Begrenzung, beide Formate (XRechnung und ZUGFeRD). Formular ausfüllen, Datei herunterladen. Nachteil: keine automatische Archivierung, du musst selbst GoBD-konform ablegen.

easy-e-invoice: Läuft komplett im Browser, alle Daten bleiben lokal (kein Server-Upload). Ideal für datenschutzbewusste Nutzer. Keine Anmeldung nötig, kostenlos ohne Mengenlimit.

sevDesk Free (sevdesk.de): Dauerhafter kostenloser Plan mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat – inklusive XRechnung, ZUGFeRD und GoBD-konformer Archivierung. Ab der vierten Rechnung im Monat kostet der Rechnung-Plan 9,90 €/Monat (jährlich abgerechnet).

Accountable Free (accountable.de): Unbegrenzte Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD – aber nur als Smartphone-App, kein Web-Zugang.

Die Übergangsfrist: Wann musst du wirklich umstellen?

Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist seit dem 1. Januar 2025: Wer umsatzsteuerlich Unternehmer ist, muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Laut BMF-FAQ reicht dafür ein E-Mail-Postfach aus.

Beim Versand hat das Wachstumschancengesetz gestaffelte Fristen in § 27 Abs. 38 UStG eingebaut:

• Bis 31. Dezember 2026: Jeder Unternehmer darf noch Papier oder PDF versenden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Bis 31. Dezember 2027: Gilt auch für Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) bei höchstens 800.000 Euro liegt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.

Kleinunternehmer: Sonderregel beachten

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht einer E-Rechnung dauerhaft ausgenommen – das regelt § 34a UStDV, bestätigt im BMF-FAQ. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.

Trotzdem gilt die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 auch für Kleinunternehmer: Beziehst du als Kleinunternehmer Leistungen von anderen Unternehmern, musst du deren E-Rechnungen entgegennehmen und GoBD-konform archivieren können.

GoBD-konforme Archivierung: Warum ein normaler Ordner nicht reicht

Ein Ordner auf der Festplatte oder in einem handelsüblichen Cloud-Speicher ist keine GoBD-konforme Archivierung. Dateien lassen sich dort jederzeit ändern oder löschen, ohne Protokoll.

Für eingehende E-Rechnungen gilt laut einem BMF-Schreiben aus 2025: Das XML-Original muss erhalten bleiben. Wer eine XRechnung als PDF druckt oder als Bilddatei abspeichert und das Original löscht, verstößt gegen GoBD-Anforderungen.

Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre für Rechnungen ab 2025 (Bürokratieentlastungsgesetz IV, § 147 AO).

sevDesk Free und Papierkram Free bringen GoBD-konforme Archivierung mit. Bei PDF24 und easy-e-invoice musst du selbst für eine revisionssichere Ablage sorgen.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

Wann lohnt sich ein kostenpflichtiger Plan?

Ab etwa 5 Rechnungen pro Monat, sobald du einen Steuerberater nutzt, oder wenn du Mahnwesen und automatischen Bankabgleich brauchst. Einstiegspreise liegen ab 9,90 €/Monat (jährlich, z. B. sevDesk), mit unbegrenzten Rechnungen und vollständiger GoBD-Archivierung.