E-Rechnung für Vereine: Was eingetragene und gemeinnützige Vereine jetzt wissen müssen

Was ist eine E-Rechnung – und warum ist eine PDF keine?

Rechtsgrundlage der verpflichtenden E-Rechnung ist das Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024. Es verankert die Definition und die Ausstellungspflicht in § 14 UStG und die gestaffelten Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG.

Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig: Eine reine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung – sie zählt rechtlich als "sonstige Rechnung".

Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU) entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. In Deutschland etabliert und zulässig sind XRechnung (ein reines XML-Format, Standard für die öffentliche Verwaltung, gepflegt von der KoSIT) und ZUGFeRD ab Version 2.x. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es bettet die strukturierten XML-Rechnungsdaten in ein PDF/A-3-Dokument ein. Bei ZUGFeRD/Factur-X 2.x sind die Profile EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, BASIC und das Referenzprofil XRECHNUNG gültige Rechnungen; die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen dagegen NICHT für eine vollwertige Rechnung.

Wann ist dein Verein überhaupt betroffen?

Die E-Rechnungspflicht greift nur im inländischen B2B – also zwischen zwei inländischen Unternehmern. Für deinen Verein heißt das: Er ist nur betroffen, soweit er Unternehmer im Sinne des § 2 UStG ist.

Unternehmereigenschaft nach § 2 Abs. 1 UStG entsteht nur, soweit der Verein selbstständig, nachhaltig und mit Einnahmeerzielungsabsicht tätig ist. Das ist regelmäßig der Fall in der Vermögensverwaltung, im (umsatzsteuerpflichtigen) Zweckbetrieb und im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Der ideelle Bereich ist davon ausgenommen: Echte Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren, Spenden und echte Zuschüsse unterliegen nicht der Umsatzsteuer und begründen keine Unternehmereigenschaft. Echte Mitgliedsbeiträge sind nicht steuerbares Entgelt. Für rein ideelle Vorgänge besteht deshalb keine E-Rechnungs-Ausstellungspflicht.

Die Finanzverwaltung (FinMin Mecklenburg-Vorpommern, Vereinsnews 01/2024 vom 16.08.2024) ordnet den Empfang von E-Rechnungen den Sphären Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb zu. Im ideellen Bereich ist eine Verarbeitung nicht erforderlich – praktisch muss der Verein E-Rechnungen aber trotzdem empfangen und lesen können, sobald irgendeine unternehmerische Sphäre besteht.

Leistungen an reine Endverbraucher/Privatpersonen (B2C) oder an Nicht-Unternehmer lösen keine E-Rechnungspflicht aus.

Empfangspflicht: Das gilt für dich seit dem 1.1.2025

Die Empfangspflicht ist der Teil, der schon scharf gestellt ist – und zwar ohne Übergangsfrist. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt unabhängig von der Größe – ausdrücklich auch für Kleinunternehmer und für Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen, und damit auch für Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind.

Auch ein Verein, der selbst keine E-Rechnungen ausstellen muss (z. B. ein Kleinunternehmer-Verein oder der ideelle Bereich), muss als Rechnungsempfänger E-Rechnungen empfangen, lesen und revisionssicher (GoBD) archivieren können, sobald er als Unternehmer Leistungen von anderen inländischen Unternehmern bezieht.

Praktisch ist die Hürde niedrig: Es genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, in dem E-Rechnungen entgegengenommen werden. Zur lesbaren Darstellung gibt es kostenlose E-Rechnungs-Viewer. Die Finanzverwaltung bietet über ELSTER zusätzlich ein kostenloses, unverbindliches Visualisierungstool an, mit dem sich E-Rechnungen (u. a. XRechnung) hochladen und lesbar darstellen lassen. Die ELSTER-Seite ist auf die Visualisierung ausgerichtet – eine eigene Erstellung von E-Rechnungen ist dort nicht ausgewiesen.

Ausstellungspflicht: Die Übergangsfristen bis 2028

Beim Versand hast du deutlich mehr Zeit. Die Ausstellungspflicht tritt gestaffelt ein:

Für die meisten Vereine ist die 800.000-Euro-Grenze entspannt – sie liegen klar darunter und haben damit bis Ende 2027 Zeit, bevor sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen.

• Ab 1.1.2025: E-Rechnungen sind zulässig, aber noch nicht verpflichtend.
• Bis 31.12.2026 (Stufe 1): Für B2B-Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen und nicht-konforme elektronische Rechnungen (z. B. PDF) ausgestellt werden – sofern der Empfänger zustimmt.
• Bis 31.12.2027 (Stufe 2): Papier-/sonstige Rechnungen sind nur noch erlaubt, wenn der Vorjahresumsatz (2026) des Ausstellers höchstens 800.000 Euro beträgt. Für EDI-Verfahren gilt eine eigene verlängerte Übergangsregelung.
• Ab 1.1.2027: Unternehmer mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1.1.2028: Die E-Rechnungs-Ausstellungspflicht gilt ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze.

Kleinunternehmer und Ausnahmen

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 von der Pflicht zur AUSSTELLUNG einer E-Rechnung befreit (§ 34a UStDV, bestätigt im BMF-Schreiben vom 18.03.2025). Sie dürfen weiterhin Papier-, PDF- oder sonstige Rechnungen ausstellen. Die EMPFANGSpflicht ab 1.1.2025 gilt für sie aber trotzdem. Das betrifft viele kleine Vereine, die als Kleinunternehmer geführt werden.

Unabhängig davon bleiben auch für Vereine generelle Ausnahmen von der Ausstellungspflicht bestehen:

Praktisch heißt das: Ein Verein mit ausschließlich ideeller Tätigkeit ist kein Unternehmer und hat keine Ausstellungspflicht. Sobald er aber in einer steuerpflichtigen Sphäre im B2B abrechnet – etwa Sponsoring, Verkauf oder Vermietung –, gilt (vorbehaltlich § 19/§ 34a und der Übergangsfristen) die E-Rechnungspflicht.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)

Richtig archivieren: GoBD und Aufbewahrungsfrist

E-Rechnungen müssen GoBD-konform im strukturierten elektronischen Originalformat aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD bedeutet das: Die gesamte PDF/A-3-Datei inklusive des eingebetteten XML muss erhalten bleiben – das XML darf nicht verloren gehen. Ein bloßer Papier- oder PDF-Ausdruck genügt nicht.

Zur Aufbewahrungsfrist: Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege (inklusive Rechnungen) von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die verkürzte 8-Jahres-Frist gilt für Belege, deren Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war. Andere Unterlagen können weiterhin 6 oder 10 Jahre aufzubewahren sein.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

Konkrete Empfehlung für deinen Verein

Mach es dir einfach und arbeite die folgenden Schritte ab:

Auch rein ideellen Vereinen ohne umsatzsteuerlichen Geschäftsbetrieb wird empfohlen, technisch (E-Mail-Postfach + Viewer) auf den Empfang vorbereitet zu sein, weil Lieferanten mit den Übergangsfristen verstärkt E-Rechnungen versenden. Eine zwingende gesetzliche Empfangspflicht trifft aber primär Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

• Klär die Sphären: Hat dein Verein einen umsatzsteuerpflichtigen Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb? Dann bist du umsatzsteuerlich Unternehmer und die Empfangspflicht greift.
• Empfang sicherstellen (seit 1.1.2025 Pflicht): Ein dediziertes E-Mail-Postfach für Rechnungen plus ein kostenloser E-Rechnungs-Viewer oder das ELSTER-Visualisierungstool reichen als Einstieg.
• Archivierung GoBD-konform aufsetzen: Originalformat (XML bzw. komplettes PDF/A-3) revisionssicher speichern, nicht nur ausdrucken.
• Ausstellung planen: Solange dein Verein unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz bleibt, hast du bis 31.12.2027 Zeit – ab 1.1.2028 gilt die Versandpflicht für alle.