E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026: Was du jetzt wissen musst
Von Manuel Büttner · 7 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 5.6.2026
Seit 2025 ändert sich, wie Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland aussehen müssen. Auch als Kleinunternehmer oder Soloselbstständiger kommst du an der E-Rechnung nicht vorbei. Hier steht in Klartext, was das praktisch für dich heißt.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 – also Daten, die Software automatisch auslesen kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein Hybrid aus lesbarem PDF und eingebetteten XML-Daten).
Ein klassisches PDF oder eine Papierrechnung gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung".
Ab wann gilt was?
Die Pflicht wird gestaffelt eingeführt. Grob gilt:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (B2B).
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Was bedeutet das konkret für Kleinunternehmer?
Das Wichtigste zuerst: Empfangen können musst du E-Rechnungen schon heute. Praktisch heißt das, du brauchst zumindest eine Möglichkeit, XRechnung und ZUGFeRD zu öffnen und zu archivieren – eine moderne Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch.
Beim Ausstellen gibt es dagegen Entwarnung: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen zu erstellen (§34a UStDV) – auch nach 2027 und 2028. Du darfst weiterhin Papierrechnungen schreiben oder mit Zustimmung des Empfängers PDFs verschicken; freiwillig auf E-Rechnung umstellen kannst du jederzeit. Beachte außerdem: Seit 2025 muss auf deinen Rechnungen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG stehen. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Welche Software macht dich startklar?
Fast alle von uns verglichenen Tools können E-Rechnungen empfangen und senden (Ausnahme: Kontist, das dafür das integrierte sevDesk nutzt). Für einen kostenlosen Einstieg sind sevDesk und Papierkram interessant, Accountable nimmt Solo-Selbstständigen zusätzlich die Steuererklärung ab, und Lexware Office punktet mit der größten Steuerberater-Verbreitung.
Wenn du unsicher bist, welches Tool zu deiner Situation passt, hilft dir unser kurzer Software-Finder weiter.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer schon E-Rechnungen ausstellen?+
Nein – und du musst es auch künftig nicht: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind beim Ausstellen dauerhaft befreit (§34a UStDV). Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?+
Nein. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten (XRechnung oder ZUGFeRD).