E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026: Was du jetzt wissen musst
7 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 26.5.2026
Seit 2025 ändert sich, wie Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland aussehen müssen. Auch als Kleinunternehmer oder Soloselbstständiger kommst du an der E-Rechnung nicht vorbei. Hier steht in Klartext, was das praktisch für dich heißt.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 – also Daten, die Software automatisch auslesen kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein Hybrid aus lesbarem PDF und eingebetteten XML-Daten).
Ein klassisches PDF oder eine Papierrechnung gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung".
Ab wann gilt was?
Die Pflicht wird gestaffelt eingeführt. Grob gilt:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (B2B).
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Was bedeutet das konkret für Kleinunternehmer?
Das Wichtigste zuerst: Empfangen können musst du E-Rechnungen schon heute. Praktisch heißt das, du brauchst zumindest eine Möglichkeit, XRechnung und ZUGFeRD zu öffnen und zu archivieren – eine moderne Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch.
Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen, und für Kleinunternehmer sind teils Erleichterungen vorgesehen. Weil sich Details hier noch bewegen, gilt: Im Zweifel kurz mit dem Steuerberater abstimmen. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Welche Software macht dich startklar?
Alle von uns verglichenen Tools können E-Rechnungen empfangen und senden. Für einen kostenlosen Einstieg sind sevDesk und Papierkram interessant, Accountable nimmt Solo-Selbstständigen zusätzlich die Steuererklärung ab, und Lexware Office punktet mit der größten Steuerberater-Verbreitung.
Wenn du unsicher bist, welches Tool zu deiner Situation passt, hilft dir unser kurzer Software-Finder weiter.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer schon E-Rechnungen ausstellen?+
Empfangen ja, ausstellen je nach Übergangsfrist und ggf. mit Erleichterungen. Da sich Details ändern können, kläre den Ausstell-Zeitpunkt im Zweifel mit deinem Steuerberater.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?+
Nein. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten (XRechnung oder ZUGFeRD).