E-Rechnung empfangen: So gehst du Schritt für Schritt vor (2026)
Von Manuel Büttner · 6 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 27.5.2026
Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe oder Kleinunternehmer-Status. „Empfangen" heißt dabei mehr, als nur eine E-Mail zu bekommen: Du musst die strukturierten Daten lesen und revisionssicher aufbewahren können. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie das praktisch funktioniert.
Was heißt „E-Rechnung empfangen" genau?
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein Hybrid aus sichtbarem PDF und eingebetteten XML-Daten). Ein klassisches PDF oder eine Papierrechnung zählt rechtlich als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung.
„Empfangen können" bedeutet also drei Dinge: die Rechnung annehmen, ihren strukturierten Inhalt lesbar machen und sie ordnungsgemäß archivieren. Wer nur das sichtbare PDF speichert und die XML-Daten verwirft, erfüllt die Anforderungen nicht zuverlässig.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können – und seit wann?
Die Empfangspflicht gilt im inländischen B2B-Bereich, also bei Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Sie ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; die Details hat das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 geregelt.
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ausdrücklich auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Soloselbstständige.
- Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen – für Rechnungen an Privatpersonen ändert sich nichts.
- Wichtig: Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2027/2028, für das Empfangen jedoch keine Schonfrist. Es gilt bereits.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach zum Empfangen?
Technisch genügt zum reinen Entgegennehmen ein E-Mail-Postfach – ein gesetzlich vorgeschriebenes Spezialportal gibt es nicht. Üblich ist, dass der Rechnungssteller die E-Rechnung als Anhang per E-Mail schickt. Es empfiehlt sich, dafür eine eigene, klar benannte Adresse einzurichten (z. B. rechnung@deinefirma.de).
Das Postfach allein reicht aber nicht: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die im Browser oder PDF-Reader unleserlich aussieht. Du brauchst zusätzlich eine Möglichkeit, die strukturierten Daten anzuzeigen, und eine revisionssichere Archivierung. Genau hier setzt Buchhaltungssoftware an, die beides automatisch übernimmt.
Schritt für Schritt: E-Rechnungen richtig empfangen
In fünf Schritten bist du startklar:
- 1. Empfangsweg festlegen: Eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen einrichten und Geschäftspartnern mitteilen.
- 2. Format erkennen: Prüfen, ob eine eingehende Rechnung eine XRechnung (.xml) oder eine ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebettetem XML) ist – oder weiterhin ein einfaches PDF.
- 3. Inhalt lesbar machen: Die strukturierten Daten mit einem Viewer oder – komfortabler – mit einer Buchhaltungssoftware anzeigen, die das Format automatisch einliest.
- 4. Prüfen und verbuchen: Beträge, Steuer und Pflichtangaben kontrollieren und den Beleg in deine EÜR bzw. Buchhaltung übernehmen.
- 5. GoBD-konform archivieren: Die E-Rechnung im Original – inklusive der strukturierten Daten – unverändert und revisionssicher aufbewahren. Die genaue Aufbewahrungsfrist klärst du im Zweifel mit deinem Steuerberater.
Womit kann ich E-Rechnungen lesen und verwalten?
Für den gelegentlichen Blick in eine einzelne Datei gibt es kostenlose XRechnungs-Viewer. Wer regelmäßig Rechnungen empfängt, fährt mit einer Buchhaltungssoftware deutlich entspannter: Sie erkennt eingehende E-Rechnungen automatisch, zeigt sie lesbar an, übernimmt die Daten in die Buchhaltung und archiviert revisionssicher – ohne manuelles Hantieren mit XML.
In unserem Vergleich können das praktisch alle Tools. Für einen kostenlosen Einstieg sind sevDesk und Papierkram interessant, Accountable nimmt Solo-Selbstständigen zusätzlich Umsatzsteuer und Steuererklärung ab, und Lexware Office punktet mit der größten Verbreitung bei Steuerberatern.
Häufige Fehler beim Empfangen
- Nur das sichtbare PDF einer ZUGFeRD-Rechnung speichern und die eingebetteten XML-Daten verlieren.
- Eine XRechnung als „kaputte Datei" ignorieren, weil sie als XML unleserlich aussieht.
- E-Rechnungen nicht revisionssicher archivieren, sondern nur im E-Mail-Postfach liegen lassen.
- Annehmen, die Pflicht gelte erst ab 2027 – das betrifft nur das Ausstellen, nicht das Empfangen.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?+
Ja. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Nur beim Ausstellen gibt es für Kleinunternehmer dauerhaft Erleichterungen.
Reicht ein PDF-Reader, um E-Rechnungen zu öffnen?+
Für ZUGFeRD-Rechnungen siehst du das PDF, für eine reine XRechnung (XML) brauchst du einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die die strukturierten Daten lesbar macht. Ein normaler PDF-Reader allein genügt für XRechnung nicht.
Ist ein per E-Mail geschicktes PDF schon eine E-Rechnung?+
Nein. Ein einfaches PDF gilt als „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?+
Dein Geschäftspartner darf seit 2025 E-Rechnungen ausstellen, und du musst sie annehmen können. Fehlt die Möglichkeit, riskierst du Reibung im Geschäftsverkehr und Probleme bei der ordnungsgemäßen Belegführung. Eine moderne Buchhaltungssoftware schließt diese Lücke automatisch.