E-Rechnung empfangen: So gehst du Schritt für Schritt vor (2026)

Was heißt „E-Rechnung empfangen" genau?

Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein Hybrid aus sichtbarem PDF und eingebetteten XML-Daten). Ein klassisches PDF oder eine Papierrechnung zählt rechtlich als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung.

„Empfangen können" bedeutet also drei Dinge: die Rechnung annehmen, ihren strukturierten Inhalt lesbar machen und sie ordnungsgemäß archivieren. Wer nur das sichtbare PDF speichert und die XML-Daten verwirft, erfüllt die Anforderungen nicht zuverlässig.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können – und seit wann?

Die Empfangspflicht gilt im inländischen B2B-Bereich, also bei Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Sie ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; die Details hat das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 geregelt.

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ausdrücklich auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Soloselbstständige.
• Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen – für Rechnungen an Privatpersonen ändert sich nichts.
• Wichtig: Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2027/2028, für das Empfangen jedoch keine Schonfrist. Es gilt bereits.

Reicht ein normales E-Mail-Postfach zum Empfangen?

Technisch genügt zum reinen Entgegennehmen ein E-Mail-Postfach – ein gesetzlich vorgeschriebenes Spezialportal gibt es nicht. Üblich ist, dass der Rechnungssteller die E-Rechnung als Anhang per E-Mail schickt. Es empfiehlt sich, dafür eine eigene, klar benannte Adresse einzurichten (z. B. rechnung@deinefirma.de).

Das Postfach allein reicht aber nicht: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die im Browser oder PDF-Reader unleserlich aussieht. Du brauchst zusätzlich eine Möglichkeit, die strukturierten Daten anzuzeigen, und eine revisionssichere Archivierung. Genau hier setzt Buchhaltungssoftware an, die beides automatisch übernimmt.

Schritt für Schritt: E-Rechnungen richtig empfangen

In fünf Schritten bist du startklar:

• 1. Empfangsweg festlegen: Eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen einrichten und Geschäftspartnern mitteilen.
• 2. Format erkennen: Prüfen, ob eine eingehende Rechnung eine XRechnung (.xml) oder eine ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebettetem XML) ist – oder weiterhin ein einfaches PDF.
• 3. Inhalt lesbar machen: Die strukturierten Daten mit einem Viewer oder – komfortabler – mit einer Buchhaltungssoftware anzeigen, die das Format automatisch einliest.
• 4. Prüfen und verbuchen: Beträge, Steuer und Pflichtangaben kontrollieren und den Beleg in deine EÜR bzw. Buchhaltung übernehmen.
• 5. GoBD-konform archivieren: Die E-Rechnung im Original – inklusive der strukturierten Daten – unverändert und revisionssicher aufbewahren. Die genaue Aufbewahrungsfrist klärst du im Zweifel mit deinem Steuerberater.

Womit kann ich E-Rechnungen lesen und verwalten?

Für den gelegentlichen Blick in eine einzelne Datei gibt es kostenlose XRechnungs-Viewer. Wer regelmäßig Rechnungen empfängt, fährt mit einer Buchhaltungssoftware deutlich entspannter: Sie erkennt eingehende E-Rechnungen automatisch, zeigt sie lesbar an, übernimmt die Daten in die Buchhaltung und archiviert revisionssicher – ohne manuelles Hantieren mit XML.

In unserem Vergleich können das praktisch alle Tools. Für einen kostenlosen Einstieg sind sevDesk und Papierkram interessant, Accountable nimmt Solo-Selbstständigen zusätzlich Umsatzsteuer und Steuererklärung ab, und Lexware Office punktet mit der größten Verbreitung bei Steuerberatern.

Häufige Fehler beim Empfangen

• Nur das sichtbare PDF einer ZUGFeRD-Rechnung speichern und die eingebetteten XML-Daten verlieren.
• Eine XRechnung als „kaputte Datei" ignorieren, weil sie als XML unleserlich aussieht.
• E-Rechnungen nicht revisionssicher archivieren, sondern nur im E-Mail-Postfach liegen lassen.
• Annehmen, die Pflicht gelte erst ab 2027 – das betrifft nur das Ausstellen, nicht das Empfangen.