E-Rechnungs-Pflicht: Alle Fristen 2025, 2026, 2027 und 2028 im Überblick
Von Manuel Büttner · 7 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 5.6.2026
Kurz gesagt: Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 – ohne Ausnahme und ohne Schonfrist. Beim Ausstellen läuft eine gestaffelte Übergangsphase: 2025 und 2026 darf noch jeder Papier oder PDF verschicken, ab 2027 trifft die Versandpflicht zuerst die größeren Unternehmen, ab 2028 alle. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind beim Ausstellen dauerhaft befreit. Hier sind alle Fristen, Grenzen und Ausnahmen im Detail – nach aktuellem Stand (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
Woher kommt die Pflicht überhaupt?
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (verkündet im März 2024), das §14 des Umsatzsteuergesetzes neu gefasst hat. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) der gesetzliche Standard. Die Details hat das Bundesfinanzministerium in zwei Schreiben geregelt: dem Grundlagen-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und einem ergänzenden Schreiben vom 15. Oktober 2025 mit Klarstellungen – an den Fristen selbst hat sich dadurch nichts geändert.
Wichtig zur Einordnung: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der EU-Norm EN 16931 – in Deutschland praktisch XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern zählt rechtlich als „sonstige Rechnung".
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können – auch Kleinunternehmer und Soloselbstständige. Es gibt keine Übergangsfrist, und wer nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Alternative.
- 2025 und 2026: Beim Versand darf noch jeder Papierrechnungen ausstellen; PDF und andere nicht-strukturierte elektronische Formate sind mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr (also 2026) müssen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf noch bis Ende 2027 Papier oder (mit Zustimmung) PDF verschicken.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B – unabhängig vom Umsatz. Etablierte EDI-Verfahren bleiben weiterhin zulässig.
Die wichtigste Ausnahme: Kleinunternehmer müssen nie ausstellen
Für Kleinunternehmer nach §19 UStG gilt eine dauerhafte Ausnahme beim Ausstellen: Sie müssen auch nach 2027 und 2028 keine E-Rechnungen erstellen (§34a UStDV). Papier geht immer, PDF mit Zustimmung des Empfängers – und freiwillig auf E-Rechnung umstellen darfst du natürlich trotzdem.
Aber Achtung: Die Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für Kleinunternehmer in vollem Umfang. Und seit 2025 muss auf Kleinunternehmer-Rechnungen außerdem ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG stehen.
Weitere Ausnahmen: Wo keine E-Rechnungs-Pflicht gilt
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (Brutto-Gesamtbetrag) – hier reicht weiterhin Papier oder einfaches PDF.
- Fahrausweise für die Personenbeförderung.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) – die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen.
- Viele steuerfreie Umsätze (§4 Nr. 8–29 UStG), z. B. die umsatzsteuerfreie Wohnungsvermietung oder Finanzdienstleistungen.
- Geschäfte mit Auslandsbezug: Die Pflicht greift nur, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind.
Was solltest du 2026 konkret tun?
Erstens: Empfang sicherstellen – das ist seit über einem Jahr Pflicht. Du brauchst eine Möglichkeit, XRechnung und ZUGFeRD anzunehmen, lesbar zu machen und unverändert zu archivieren. Eine moderne Buchhaltungssoftware erledigt alle drei Punkte automatisch.
Zweitens: Wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € liegt, solltest du den Versand von E-Rechnungen jetzt vorbereiten – ab Januar 2027 ist er für dich Pflicht. Alle anderen haben noch bis Ende 2027 Zeit, profitieren aber oft schon früher: Viele größere Geschäftskunden wünschen sich strukturierte Rechnungen, und die Umstellung ist mit passender Software ein Knopfdruck.
Drittens: Nicht auf Verschiebungen hoffen. Das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 hat die Regeln präzisiert, aber keine einzige Frist verschoben.
Alle Fristen auf einen Blick
- 01.01.2025 – Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen (auch Kleinunternehmer), Vorrang der Papierrechnung entfällt.
- 01.01.2027 – Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €.
- 01.01.2028 – Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen (EDI bleibt zulässig).
- Dauerhaft ausgenommen vom Ausstellen: Kleinunternehmer (§34a UStDV), Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, B2C, bestimmte steuerfreie Umsätze.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich 2026 schon E-Rechnungen verschicken?+
Nein. 2025 und 2026 darf noch jedes Unternehmen Papierrechnungen verschicken (PDF mit Zustimmung des Empfängers). Die Versandpflicht startet am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und gilt ab 1. Januar 2028 für alle. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber schon heute.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?+
Nein – Kleinunternehmer nach §19 UStG sind beim Ausstellen dauerhaft befreit (§34a UStDV), auch über 2028 hinaus. Empfangen können musst du E-Rechnungen allerdings seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen.
Zählt ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?+
Nein. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF gilt als „sonstige Rechnung" und ist ab 2027/2028 im B2B nur noch in den Ausnahmefällen zulässig.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?+
Dein Lieferant darf trotzdem eine E-Rechnung schicken – du hast keinen Anspruch auf Papier oder PDF als Ersatz. Ohne Empfangsmöglichkeit riskierst du Probleme bei Belegführung und Vorsteuerabzug. Die Lösung ist einfach: eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen automatisch einliest und archiviert.
Wurden die Fristen 2025 oder 2026 verschoben?+
Nein. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat einzelne Punkte klargestellt (z. B. zu Formatfehlern und zum Empfang), die Fristen 2027 und 2028 sowie die 800.000-€-Grenze sind unverändert.