E-Rechnung für Einzelunternehmer, GbR und UG: Was deine Rechtsform wirklich ändert

Die kurze Antwort: Die Rechtsform ist fast egal

Viele suchen nach „E-Rechnung für GbR" oder „E-Rechnung für UG" und erwarten je eigene Regeln. Die gibt es nicht. Das Umsatzsteuergesetz knüpft die E-Rechnungs-Pflicht nicht an die Rechtsform, sondern an zwei andere Punkte: Du bist Unternehmer im Sinne von §2 UStG, und du stellst eine Rechnung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wobei beide im Inland ansässig sind (§14 Abs. 2 UStG).

Einzelunternehmer, GbR, UG und GmbH werden dabei gleich behandelt. Es gibt keine rechtsformspezifische Sonderregel – weder eine Erleichterung noch eine Verschärfung. Was deine Lage wirklich verändert, ist allein die Frage, ob du Kleinunternehmer nach §19 UStG bist. Dazu unten mehr.

Was für alle gilt – egal welche Rechtsform

• Empfangen seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können – ohne Übergangsfrist, auch Einzelunternehmer und Kleinunternehmer. Ein erreichbares E-Mail-Postfach reicht technisch aus; einen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Alternative gibt es nicht.
• Ausstellen 2025 und 2026: In dieser Phase darf noch jeder Papierrechnungen verschicken; PDF und andere nicht-strukturierte Formate sind mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
• Ausstellen 2027: Die Erleichterung gilt nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Umsatz im Vorjahr (2026). Wer darüber liegt, darf 2027 nicht mehr auf Papier/PDF ausweichen und muss im B2B E-Rechnungen ausstellen.
• Ausstellen ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt ausnahmslos für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Etablierte EDI-Verfahren sind nur noch zulässig, soweit das Format die Extraktion eines EN-16931-konformen Datensatzes erlaubt.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der EU-Norm EN 16931 – in Deutschland praktisch XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Entscheidend ist der maschinenlesbare, strukturierte Datensatz.

Ein einfaches PDF per E-Mail ist deshalb keine E-Rechnung, sondern zählt rechtlich als „sonstige Rechnung" – genauso wie Papier. Das gilt unabhängig davon, ob du Einzelunternehmer, GbR oder UG bist.

Einzelunternehmer und Soloselbstständige

Als Einzelunternehmer bist du Unternehmer im Sinne von §2 UStG – die Empfangspflicht trifft dich seit Januar 2025 in vollem Umfang. Beim Ausstellen gelten dieselben Übergangsfristen wie für alle.

In der Praxis sind viele Einzelunternehmer und Soloselbstständige aber Kleinunternehmer nach §19 UStG. Dann greift die dauerhafte Ausnahme beim Ausstellen (siehe unten) – empfangen können musst du trotzdem.

GbR – der eine Punkt, den du kennen solltest

Für die GbR gibt es keine eigene Norm. Sie ist Unternehmer wie jeder andere und wird nach denselben Regeln behandelt. Ist die GbR Kleinunternehmer, gilt die §19-Ausnahme; ist sie regelbesteuert, gelten die normalen Fristen.

Eine Feinheit nennt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich: Eine Rechnung an eine Gemeinschaft, an der auch Unternehmer beteiligt sind, muss als E-Rechnung ausgestellt werden, sofern keine Übergangsregelung greift. Das betrifft die Rechnung an eine solche Gemeinschaft – es ist keine allgemeine Sonderpflicht für jede GbR, aber ein guter Grund, im Zweifel von der E-Rechnung als Standard auszugehen.

UG und GmbH

Auch für UG (haftungsbeschränkt) und GmbH gibt es keine rechtsformbedingte Sonderregel. In der Praxis sind Kapitalgesellschaften so gut wie nie Kleinunternehmer und meist im B2B-Geschäft aktiv – sie sind damit faktisch früh betroffen. Empfang ist seit 2025 Pflicht, und beim Ausstellen lohnt es sich, die Umstellung frühzeitig vorzubereiten, statt auf die letzte Frist zu warten.

Der echte Hebel: Kleinunternehmer nach §19 UStG

Was deine Pflicht wirklich verändert, ist nicht die Rechtsform, sondern der Kleinunternehmer-Status. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind beim Ausstellen dauerhaft befreit: Sie dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF (§34a UStDV, dort Satz 4) – auch über 2027 und 2028 hinaus.

Das gilt quer über alle Rechtsformen: für die Kleinunternehmer-GbR genauso wie für den Solo-Einzelunternehmer. Wichtig: Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen. Empfangen können musst du E-Rechnungen auch als Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025.

Nicht verwechseln: Die 800.000-€-Grenze aus der Übergangsregelung (§27 UStG) hat nichts mit den Kleinunternehmer-Grenzen (25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufendes Jahr nach §19 UStG) zu tun. Das sind zwei völlig verschiedene Schwellen.

Wo gar keine E-Rechnungs-Pflicht gilt

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (Brutto-Gesamtbetrag, §33 UStDV) – hier reicht weiterhin Papier oder einfaches PDF.
• Fahrausweise für die Personenbeförderung (§34 UStDV).
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) – die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen.
• Geschäfte mit Auslandsbezug: Die Pflicht greift nur, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind.

Was du je nach Lage tun solltest

Erstens, unabhängig von Rechtsform und Größe: Stelle den Empfang sicher. Das ist seit über einem Jahr Pflicht. Du brauchst eine Möglichkeit, XRechnung und ZUGFeRD anzunehmen, lesbar zu machen und unverändert zu archivieren. Eine moderne Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch.

Zweitens: Liegt dein Umsatz 2026 über 800.000 €, bereite den Versand von E-Rechnungen jetzt vor – ab Januar 2027 ist er für dich Pflicht. Alle anderen haben bis Ende 2027 Zeit, profitieren aber oft früher, weil größere Geschäftskunden strukturierte Rechnungen erwarten.

Drittens, für Kleinunternehmer: Du musst nie ausstellen, aber empfangen schon. Eine einfache Lösung deckt beides ab und nimmt dir die Sorge, eine eingehende E-Rechnung nicht verarbeiten zu können.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Bei Unsicherheit zu deiner konkreten Situation hilft dein Steuerberater weiter.