Buchhaltungssoftware für Onlinehändler: Was du 2026 brauchst

EÜR oder Bilanz?

Ob du bilanzieren musst, regeln zwei Gesetze. Steuerlich musst du als Gewerbetreibender Bücher führen, wenn du in einem Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz oder in einem Wirtschaftsjahr mehr als 80.000 Euro Gewinn hattest. Eine der beiden Grenzen reicht (§ 141 Abs. 1 AO). Die Pflicht beginnt aber erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf eine entsprechende Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO).

Handelsrechtlich kann ein Onlinehandel ein Handelsgewerbe sein, dann bist du Kaufmann (§ 1 HGB). Einzelkaufleute sind trotzdem von der Buchführungspflicht befreit, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss haben; bei einer Neugründung genügt der erste Stichtag (§ 241a HGB). Greift diese Befreiung nicht, bist du als Kaufmann allerdings handelsrechtlich buchführungspflichtig und über § 140 AO auch steuerlich, ohne dass es dafür eine Mitteilung des Finanzamts braucht. Die Befreiung gilt nur für Einzelkaufleute. Eine GmbH oder UG gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG) und fällt nicht darunter.

Solange keine der beiden Pflichten greift, kannst du deinen Gewinn mit der EÜR ermitteln, also Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG). Für Händler angenehm ist, dass deine Handelsware nicht in der Liste der Wirtschaftsgüter steht, deren Kosten erst beim Verkauf abgezogen werden dürfen (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG nennt dort etwa Wertpapiere sowie Grund und Boden und Gebäude des Umlaufvermögens). Der Einkauf von Ware ist deshalb im Jahr der Bezahlung Betriebsausgabe (§ 11 Abs. 2 EStG).

Rechnungen, E-Rechnung und Belege

Verschickst du Ware aus Deutschland an Privatkunden in Deutschland, bist du umsatzsteuerlich nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Du darfst es immer. Pflicht ist die Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Das Bundesfinanzministerium schreibt in seinen FAQ, bei Rechnungen an Endverbraucher sei die Ausstellung „aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig“. Sonderfälle regelt § 14a UStG. Versendest du zum Beispiel Ware aus einem Lager in einem anderen EU-Land an Privatkunden in Deutschland und liegt der Ort dieses Fernverkaufs in Deutschland, musst du eine Rechnung ausstellen, außer du nimmst am One-Stop-Shop teil (§ 14a Abs. 2 UStG).

Die E-Rechnungspflicht betrifft dich nur bei Verkäufen an andere Unternehmer in Deutschland. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, dafür reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Bis 31. Dezember 2026 darfst du für Umsätze aus 2025 und 2026 statt einer E-Rechnung eine Papierrechnung schicken. Eine PDF-Rechnung geht nur, wenn dein Geschäftskunde zustimmt.
• Für Umsätze im Jahr 2027 gilt dasselbe bis 31. Dezember 2027, aber nur, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
• Kleinunternehmer müssen nie E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Buchungsbelege, also auch Rechnungen, hebst du acht Jahre auf, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, bei Büchern mit dem Jahr der letzten Eintragung und beim Jahresabschluss mit dem Jahr, in dem er aufgestellt wurde. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Wichtig für Onlinehändler mit vielen digitalen Belegen ist eine Regel aus den GoBD, nach der du elektronisch empfangene Belege in dem Format aufbewahren musst, in dem sie angekommen sind, also etwa eine XML-Rechnung als XML (GoBD, Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Den reinen Zahlungsnachweis eines Zahlungsdienstleisters musst du dagegen nicht aufbewahren, außer du nutzt ihn als Buchungsbeleg, er ist die einzige Abrechnung, die du von dem Dienst bekommst, oder du brauchst ihn in der Kassenbuchführung, um bare und unbare Geschäfte zu trennen (GoBD, Rz. 121).

Verkäufe ins EU-Ausland: Lieferschwelle und One-Stop-Shop

Schickst du Ware an Privatkunden in einem anderen EU-Land, ist das ein innergemeinschaftlicher Fernverkauf. Grundsätzlich gilt er dort als ausgeführt, wo die Ware beim Kunden ankommt (§ 3c Abs. 1 UStG). Dann fällt die Umsatzsteuer des Ziellandes an, mit dessen Steuersatz.

Für kleine Händler gibt es eine Schwelle von 10.000 Euro. Bist du nur in Deutschland ansässig und haben deine Fernverkäufe in andere EU-Länder im Vorjahr 10.000 Euro nicht überschritten und überschreiten sie diese Grenze auch im laufenden Jahr nicht, gilt die Fernverkaufsregel nicht (§ 3c Abs. 4 UStG). Verschickst du aus Deutschland, versteuerst du diese Verkäufe dann weiter in Deutschland. Die 10.000 Euro gelten für alle EU-Länder zusammen, nicht je Land; mitgezählt werden auch bestimmte elektronische Dienstleistungen an Privatkunden im EU-Ausland. Nach Auffassung der Finanzverwaltung wechselt der Ort schon mit dem Verkauf, mit dem du die Grenze im laufenden Jahr überschreitest (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 3a.9a und 3c.1). Du kannst auch freiwillig auf die Schwelle verzichten, bist dann aber mindestens zwei Kalenderjahre daran gebunden (§ 3c Abs. 4 UStG).

Damit du dich nicht in jedem Zielland steuerlich registrieren musst, gibt es den One-Stop-Shop, kurz OSS (§ 18j UStG), mit diesen Regeln:

• Die Teilnahme ist freiwillig. Wer teilnimmt, meldet darüber aber alle Fernverkäufe in alle EU-Länder, einzelne Länder auswählen geht nicht.
• Zuständig ist für dich das Bundeszentralamt für Steuern. Die Teilnahme zeigst du vor Beginn des Quartals, ab dem du den OSS nutzen willst, über das BZSt Online-Portal an. Überschreitest du die Schwelle zum ersten Mal, gilt der OSS laut Finanzverwaltung schon ab dieser Lieferung, wenn du die Teilnahme bis zum 10. Tag des Folgemonats anzeigst.
• Du gibst je Quartal eine OSS-Erklärung ab, bis zum Ende des Folgemonats, also bis 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Bis dahin muss auch die Zahlung eingegangen sein, eine Lastschrift gibt es nicht.
• Auch in einem Quartal ohne Fernverkäufe ist eine Nullmeldung fällig.
• Deine OSS-Aufzeichnungen musst du zehn Jahre aufbewahren.
• Wer seine Pflichten wiederholt nicht oder zu spät erfüllt, wird vom Verfahren ausgeschlossen (§ 18j Abs. 6 UStG).

Die Regeln zum Fernverkauf gelten nicht für neue Fahrzeuge, für Ware, die du beim Kunden montierst oder installierst, und für Gebrauchtwaren unter Differenzbesteuerung (§ 3c Abs. 5 UStG).

Alles in diesem Abschnitt geht davon aus, dass du aus Deutschland verschickst. Wo eine Lieferung unterhalb der Schwelle versteuert wird, hängt davon ab, wo der Versand beginnt (§ 3 Abs. 6 UStG). Lagert deine Ware in einem anderen EU-Land, etwa in einem Lagerprogramm eines Marktplatzes, lass die Umsatzsteuer deshalb von einer Steuerberatung prüfen.

Kleinunternehmer im Onlinehandel

Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Dann weist du keine Umsatzsteuer aus und gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.

Bei Verkäufen ins EU-Ausland musst du aufpassen, denn die Befreiung gilt nur für Umsätze im Inland (§ 19 Abs. 1 in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Überschreiten deine EU-Fernverkäufe die 10.000-Euro-Schwelle nicht und verschickst du aus Deutschland, liegt der Ort der Lieferung in Deutschland, und die Befreiung greift. Überschreitest du die Schwelle, liegt der Ort im Zielland, und dort gilt dessen Umsatzsteuerrecht. Eine Kleinunternehmerbefreiung im Zielland bekommst du nur über das besondere Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (§ 19a UStG). Dafür darf dein Jahresumsatz in der gesamten EU im Vorjahr und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten, du musst die Voraussetzungen des Ziellandes erfüllen, darfst nicht schon über ein anderes EU-Land für die Kleinunternehmerbefreiung registriert sein und gibst vierteljährlich eine Umsatzmeldung ab. Den OSS dürfen Kleinunternehmer laut Finanzverwaltung ebenfalls nutzen.

Was Marktplätze über dich aufzeichnen und melden

Marktplätze haften für Umsatzsteuer, die ihre Händler nicht zahlen (§ 25e Abs. 1 UStG). Deshalb müssen sie für Lieferungen, die in Deutschland beginnen oder enden, unter anderem deinen Namen, deine Anschrift, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Höhe deiner Umsätze aufzeichnen und zehn Jahre aufbewahren (§ 22f UStG). Der Marktplatz haftet nicht, wenn du im Zeitpunkt der Lieferung eine gültige, vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hast, es sei denn, er wusste oder hätte bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns wissen müssen, dass du deine steuerlichen Pflichten nicht oder nicht vollständig erfüllst (§ 25e Abs. 2 UStG). Kommst du deinen Pflichten nicht oder nicht in wesentlichem Umfang nach und versprechen andere Maßnahmen keinen unmittelbaren Erfolg, darf das Finanzamt das dem Marktplatz mitteilen. Für Verkäufe nach Zugang dieser Mitteilung haftet der Marktplatz dann, außer er weist innerhalb einer vom Finanzamt gesetzten Frist nach, dass du über ihn keine Waren mehr anbieten kannst (§ 25e Abs. 4 UStG).

Dazu kommt das Plattformen-Steuertransparenzgesetz. Plattformen melden einmal im Jahr, bis zum 31. Januar, wer über sie Waren verkauft hat (§ 13 Abs. 1 PStTG). Empfänger ist das Bundeszentralamt für Steuern; eine Plattform, die auch in einem anderen EU-Staat meldepflichtig ist, kann stattdessen an die Behörde dieses Staates melden (§ 13 Abs. 2 PStTG). Gemeldet werden bei natürlichen Personen, also auch bei dir als Einzelunternehmer, unter anderem Name, Anschrift, Steuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Geburtsdatum sowie je Quartal die Zahl der Verkäufe, die ausgezahlten Beträge und die einbehaltenen Gebühren (§ 14 Abs. 2 PStTG). Nicht gemeldet wirst du nur, wenn du auf derselben Plattform im Jahr weniger als 30 Verkäufe hattest und dafür insgesamt weniger als 2.000 Euro ausgezahlt bekommen hast (§ 4 Abs. 5 Nr. 4 PStTG). Beide Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein, und gezählt wird nach Abzug der Gebühren der Plattform (§ 5 Abs. 2 PStTG). Die Plattform muss dir die gemeldeten Daten bis zum 31. Januar ebenfalls mitteilen (§ 22 PStTG). Das Bundeszentralamt schreibt dazu, eine Meldung führe nicht automatisch zu einer höheren Steuer, die Daten würden aber von den Finanzämtern als Kontrollmitteilungen genutzt. Halte deine Buchhaltung deshalb so, dass ihre Zahlen zur Meldung der Plattform passen.

Welche Software zu welchem Shop passt

Wichtiger als bei anderen Selbstständigen sind für Onlinehändler eine Anbindung an Shop und Marktplätze, damit du nicht jede Bestellung abtippst, der Import von PayPal und anderen Zahlungsdiensten und die Unterstützung für Fernverkäufe mit EU-Steuersätzen. Alle Angaben stammen von den Websites der Anbieter, Stand 17. September 2026, Regulärpreise ohne Aktionsrabatte bei monatlicher Laufzeit, zuzüglich Mehrwertsteuer.

• sevDesk (Rechnung 11,90 €, Buchhaltung 25,90 €, Buchhaltung Pro 34,90 €): Shopify über eine App der Partner Eshop Guide und Appify Group, WooCommerce über die Plugins Germanized und German Market, Shopware über SHOPSY, Amazon, eBay und Etsy über den Anbieter Billbee. Die Partner-Apps haben teils eigene Kosten. PayPal lässt sich als Zahlungskonto anbinden, Stripe über den Partner MiracleSync (ab 11 € im Monat). Für Fernverkäufe gibt es eine eigene OSS-Steuerregel auf der Rechnung. Sie funktioniert laut sevDesk nur bei ausgeschalteter E-Rechnung-Funktion, und die OSS-Meldung ans Bundeszentralamt überträgt sevDesk nicht selbst.
• Lexware Office (S 7,90 €, M 12,90 €, L 21,90 €, XL 32,90 €): Shops und Marktplätze laufen über Partner, darunter Shopify (App von Eshop Guide mit eigenem Abo), WooCommerce, Shopware sowie Amazon, eBay und Etsy über Billbee, Dreamrobot oder VersaCommerce. Partner-Erweiterungen sind in allen Tarifen enthalten; Rechnungen schreibst du aber erst ab Tarif M, Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR gibt es ab Tarif L. PayPal wird direkt angebunden, Stripe über die Partner Envoix und MiracleSync. Lexware Office kennt die Steuersätze der EU-Länder für OSS und zeigt eine Übersicht deiner Umsätze mit EU-Privatkunden, mit der du die 10.000-Euro-Schwelle im Blick behältst.
• FastBill (Solo 10 €, Plus 15 €, Pro 30 €): Für Shopify gibt es eine eigene FastBill-App, für WooCommerce mehrere Plugins. Shopware, Amazon und eBay bindest du über Billbee an. PayPal lässt sich im Banking anbinden. Laut Changelog wendet FastBill bei Verkäufen an Verbraucher in anderen EU-Ländern automatisch die Mehrwertsteuer des Ziellandes an (OSS-Verfahren); die Shopify-App nennt zusätzlich ein eigenes OSS-Handling.
• BuchhaltungsButler (E-Commerce Smart 84,90 €, E-Commerce Premium 119,90 €): eigene Schnittstellen zu Amazon, eBay, Shopify, Stripe und Billbee, im Smart-Paket eine davon, im Premium-Paket alle. Amazon-Erlöse verbucht die Software laut Anbieter automatisch und grenzt die Marktplatzgebühren ab, PayPal- und Stripe-Gebühren teilt sie automatisch auf. Das ist die teuerste Lösung hier, aber die einzige mit eigenen Marktplatz-Schnittstellen statt Partner-Apps.

Weniger gut passen für den Onlinehandel Papierkram, Accountable und Kontist. Papierkram bietet keine fertige Shop-Anbindung, nur eine REST-API (Beta) ab Tarif M, und schreibt selbst, für eine komplexe Lösung, die etwa tausende Bestellungen täglich aus einem Webshop abbilden soll, nicht die geeignete Lösung zu sein. Accountable unterstützt OSS-Umsätze laut eigener Hilfeseite derzeit nicht. Kontist ist in erster Linie ein Geschäftskonto, zu dem je nach Tarif einige Monate sevDesk Buchhaltung gehören; auf seinen Konto- und Preisseiten nennt der Anbieter keinen Import von Shop- oder Zahlungsdienst-Daten.

Kurze Entscheidungshilfe

Startest du mit einem kleinen Shop oder ein paar Etsy-Verkäufen und bleibst in Deutschland, reicht Lexware Office ab Tarif L, denn erst dort sind EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung enthalten. Bei sevDesk prüfst du vor dem Abschluss auf der Preisseite, welcher Tarif die EÜR enthält. Eine Shop-Anbindung über eine Partner-App kannst du später dazunehmen.

Wer über Shopify oder WooCommerce verkauft und regelmäßig ins EU-Ausland liefert, sollte auf die OSS-Unterstützung achten und darauf, was die Partner-App zusätzlich kostet. sevDesk erstellt OSS-Rechnungen, überträgt die OSS-Meldung aber nicht selbst. Lexware Office kennt die EU-Steuersätze und zeigt eine Übersicht zur Schwelle; dass es die OSS-Meldung selbst überträgt, nennt Lexware nicht.

Bei vielen Verkäufen über Amazon und eBay nimmt dir BuchhaltungsButler mit einem E-Commerce-Paket die meiste Handarbeit ab; es kostet 84,90 Euro (eine Schnittstelle) oder 119,90 Euro (alle Schnittstellen) im Monat. Alternativ bindest du die Marktplätze über Billbee an sevDesk, Lexware Office oder FastBill an. Billbee rechnet nach Bestellungen ab: mindestens 9 Euro im Monat, mit mehr Bestellungen steigt der Preis. Rechne deshalb mit deiner Bestellzahl im Preisrechner von Billbee nach, ob Billbee zusammen mit der Buchhaltungssoftware günstiger ist als ein E-Commerce-Paket von BuchhaltungsButler.