E-Rechnungs-Checkliste

In 6 Schritten bist du bei der E-Rechnungs-Pflicht auf der sicheren Seite – egal ob Kleinunternehmer, Freelancer oder kleines Unternehmen.

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   Verstehen, was eine E-Rechnung ist

   Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format (XRechnung oder ZUGFeRD) – kein einfaches PDF. Ein PDF gilt als „sonstige Rechnung".

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   Empfangen sicherstellen (gilt seit 2025)

   Du musst E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können. Eine moderne Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch; zur Not geht der kostenlose ELSTER-Viewer zum Ansehen.

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   Aktuelle Software prüfen

   Kann dein bisheriges Tool E-Rechnungen empfangen UND senden (ZUGFeRD/XRechnung)? Falls nicht: wechseln, bevor es eng wird.

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   Senden vorbereiten (gestaffelt bis 2028)

   Die Ausstellungspflicht kommt ab 2027 (Umsatz über 800.000 €) bzw. 2028 für alle. Für Kleinunternehmer gibt es teils Erleichterungen – im Zweifel mit dem Steuerberater klären.

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   Revisionssicher archivieren

   E-Rechnungen müssen GoBD-konform (unveränderbar, 8–10 Jahre) aufbewahrt werden. Gute Software macht das automatisch.

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   Mit dem Steuerberater abstimmen

   Kläre Format, Übergabe (z. B. DATEV) und Fristen mit deinem Steuerberater – dann gibt es später keine Überraschungen.

Hinweis: allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die aktuellen gesetzlichen Vorgaben und die Auskunft deines Steuerberaters.